Případové studie  |  Přečteno 2907 x
3. 9. 2019

Event management: Pomáháme s organizací gastrofestivalu, který navštíví až 10 000 lidí

S čím jsme našim zákazníkům pomohli:

Foodparade

Pomáháme hlavnímu organizátorovi tradičního eventu (gastrofestivalu) Foodparade, který navštěvuje každý rok cca 7 000 – 10 000 lidí. Hledáme především restaurace, které by na festivalu neměly chybět.

  • Staráme se o rešerše světových kuchyní, od české, slovenské, přes asijské, mexické, až po belgické, italské nebo francouzské. Hledáme vystavovatele v podobě českých farmářů a drobných podnikatelů s domácími výrobky i pochutinami.
  • Všechny kontakty shromažďujeme na jednom místě a pro Foodparade tak spravujeme databázi se stovkami kontaktů.       
  • Vyhledali jsme desítky firem a oslovili je s nabídkou partnerství, finančního i mediálního.   
  • Oslovujeme telefonicky potenciální vystavovatele. Od našeho klienta máme veškeré informace o cenách a podmínkách, za kterých lze daná místa nabízet. Jestliže restaurace projeví zájem, posíláme jí přehlednou prezentaci a vše následně řešíme skrz e-mailovou komunikaci.
  • Loňský ročník eventu silně ovlivnilo špatné počasí, což negativně ovlivnilo celý festival. Situace se tak pro tento ročník zpočátku nevyvíjela dobře. Oslovili jsme a zahájili spolupráci s bezmála 300 vystavovateli a partnery. Dosáhli jsme výrazného zlepšení celé situace. Navýšili jsme počet vystavovatelů, kteří se zúčastnili, ale také jsme pozitivně ovlivnili finanční vývoj a rozpočet festivalu.       
  • Měsíčně trávíme nad přípravou této akce 60 hodin.

Cena těchto služeb přijde Foodparade měsíčně na 18 000 Kč.

 

Proč outsourcovat event management?

S event managementem nemá příliš mnoho interních zaměstnanců zkušenosti. Pokud je ovšem mají, jen stěží se jim povede akci organizovat efektivně.

  1. Díky outsourcingu event managementu se vyvarujete zbytečným chybám.
  2. Ušetříte opravdu hodně času i starostí, neboť pro většinu interních zaměstnanců to bývá neprobádaná problematika.
     

Co nejčastěji děláme?

  • Hledáme vhodné prostory.
  • Zjišťujeme cenové nabídky.
  • Komunikujeme s dodavateli.  
  • Zařídíme pozvání stálých i nových zákazníků.   
  • Osobně pomáháme na místě konání.
  • Oslovujeme vystupující a vystavovatele.
  • Vyhledáváme nejen konferenční prostory.
  • Pomáháme s přípravou eventů (firemní akce, teambuilding akce, konference, semináře).
  • Nevíte si rady s programem akce? Vymyslíme zábavu na firemní večírek a kompletní program dalších akcí.

 

Jak to funguje? Je to jednoduché a rychlé.

  1. Domluvíme si schůzku nebo konferenční hovor, kde si projdeme vaše jednotlivá nastavení a firemní procesy.   
  2. Vše společně vyhodnotíme a navrhneme odhadovanou cenu.
  3. Nastavíme zastupitelnost, interní procesy a pustíme se do práce.  
  4. Po pár týdnech vyhodnotíme efektivitu nově nastavených systémů a procesů. Pokud je to možné, navrhneme jejich vylepšení nebo zrychlení.   
  5. Naším cílem je plně nastavit spolupráci. Chceme ve vás vidět spokojeného klienta a udržovat a rozvíjet dobře fungující a dlouhodobé obchodní vztahy.

 

Jak to vypadá v praxi?

Obvykle se s klientem poprvé setkáme na osobní nebo video konzultaci. A ať už se jedná o konferenci, firemní akci, novoroční večírek nebo promo akci, projdeme si zákazníkovy potřeby, cíle a možnosti. Chceme vědět, co má být cílem akce, jaké aktivity mají po eventu vzniknout a čeho chce zákazník dosáhnout.

Víme, že klíčová je produkce, soustředíme se na cíl, ale také vhodné datum a místo samotné akce, program eventu. V některých případech pomáháme také s pozvánkou i technickým a produkčním zajištěním. Před akcí navrhneme postup, který zvažujeme v rámci rozpočtových možností zákazníka. Případně se v konečné fázi domluvíme na drobných upřesněních, aby se výsledek přiblížil původním záměrům a cílům zákazníka.

Zlepšete svoji akvizici
ještě dnes

Napište nám a my se vám obratem ozveme.
Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů.
4.9 hodnocení
4.9 hodnocení
Exkluzivní tipy jen pro vás
Přihlaste se k odběru newsletteru a získejte přístup k exkluzivním tipům a novinkám, které na blogu nenajdete.
  • Každou neděli vám pošleme tip z oblasti marketingu, podnikání nebo osobního rozvoje.
  • Každý druhý čtvrtek vás upozorníme na nejzajímavější články na blogu.
Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů.
Byl jste úspěšně přihlášen k odběru
Gratulujeme, nyní odebíráte novinky z myTimi.
icon

Mohlo by vás zajímat

Všechny články >
Timi photo
Jan Skovajsa
CEO
zakladatel, CEO a zároveň jeden z investorů myTimi

Ozveme se vám do 24 hodin

Zpráva
Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů.
4.9 hodnocení

Těšte se na výhody

fajfka
Víme, jak růst
fajfka
myTimi už využívá více než 9 679 zákazníků
fajfka
Platíte za výsledky a vždy dopředu víte kolik
fajfka
Na projekty nahlížíme z perspektivy majitele firmy