Event management: Pomáháme s organizací gastrofestivalu, který navštíví až 10 000 lidí

S čím jsme našim zákazníkům pomohli:

Foodparade

Pomáháme hlavnímu organizátorovi tradičního eventu (gastrofestivalu) Foodparade, který navštěvuje každý rok cca 7 000 – 10 000 lidí. Hledáme především restaurace, které by na festivalu neměly chybět.

• Staráme se o rešerše světových kuchyní, od české, slovenské, přes asijské, mexické, až po belgické, italské nebo francouzské. Hledáme vystavovatele v podobě českých farmářů a drobných podnikatelů s domácími výrobky i pochutinami.
• Všechny kontakty shromažďujeme na jednom místě a pro Foodparade tak spravujeme databázi se stovkami kontaktů.       
• Vyhledali jsme desítky firem a oslovili je s nabídkou partnerství, finančního i mediálního.   
• Oslovujeme telefonicky potenciální vystavovatele. Od našeho klienta máme veškeré informace o cenách a podmínkách, za kterých lze daná místa nabízet. Jestliže restaurace projeví zájem, posíláme jí přehlednou prezentaci a vše následně řešíme skrz e-mailovou komunikaci.
• Loňský ročník eventu silně ovlivnilo špatné počasí, což negativně ovlivnilo celý festival. Situace se tak pro tento ročník zpočátku nevyvíjela dobře. Oslovili jsme a zahájili spolupráci s bezmála 300 vystavovateli a partnery. Dosáhli jsme výrazného zlepšení celé situace. Navýšili jsme počet vystavovatelů, kteří se zúčastnili, ale také jsme pozitivně ovlivnili finanční vývoj a rozpočet festivalu.       
• Měsíčně trávíme nad přípravou této akce 60 hodin.

Cena těchto služeb přijde Foodparade měsíčně na 18 000 Kč.

Proč outsourcovat event management?

S event managementem nemá příliš mnoho interních zaměstnanců zkušenosti. Pokud je ovšem mají, jen stěží se jim povede akci organizovat efektivně.

1. Díky outsourcingu event managementu se vyvarujete zbytečným chybám.
2. Ušetříte opravdu hodně času i starostí, neboť pro většinu interních zaměstnanců to bývá neprobádaná problematika.
    

Co nejčastěji děláme?

• Hledáme vhodné prostory.
• Zjišťujeme cenové nabídky.
• Komunikujeme s dodavateli.  
• Zařídíme pozvání stálých i nových zákazníků.   
• Osobně pomáháme na místě konání.
• Oslovujeme vystupující a vystavovatele.
• Vyhledáváme nejen konferenční prostory.
• Pomáháme s přípravou eventů (firemní akce, teambuilding akce, konference, semináře).
• Nevíte si rady s programem akce? Vymyslíme zábavu na firemní večírek a kompletní program dalších akcí.

Jak to funguje? Je to jednoduché a rychlé.

1. Domluvíme si schůzku nebo konferenční hovor, kde si projdeme vaše jednotlivá nastavení a firemní procesy.   
2. Vše společně vyhodnotíme a navrhneme odhadovanou cenu.
3. Nastavíme zastupitelnost, interní procesy a pustíme se do práce.  
4. Po pár týdnech vyhodnotíme efektivitu nově nastavených systémů a procesů. Pokud je to možné, navrhneme jejich vylepšení nebo zrychlení.   
5. Naším cílem je plně nastavit spolupráci. Chceme ve vás vidět spokojeného klienta a udržovat a rozvíjet dobře fungující a dlouhodobé obchodní vztahy.

Jak to vypadá v praxi?

Obvykle se s klientem poprvé setkáme na osobní nebo video konzultaci. A ať už se jedná o konferenci, firemní akci, novoroční večírek nebo promo akci, projdeme si zákazníkovy potřeby, cíle a možnosti. Chceme vědět, co má být cílem akce, jaké aktivity mají po eventu vzniknout a čeho chce zákazník dosáhnout.

Víme, že klíčová je produkce, soustředíme se na cíl, ale také vhodné datum a místo samotné akce, program eventu. V některých případech pomáháme také s pozvánkou i technickým a produkčním zajištěním. Před akcí navrhneme postup, který zvažujeme v rámci rozpočtových možností zákazníka. Případně se v konečné fázi domluvíme na drobných upřesněních, aby se výsledek přiblížil původním záměrům a cílům zákazníka.