Jak jsme zefektivnili komunikaci, správu dat a reporting pro vzdělávací společnost ITC

Co ITC dělá? 

Společnost ITC International Training Centre organizuje několikadenní kurzy zaměřené na vzdělávání pedagogů napříč všemi stupni vzdělávacího systému. Kurzy se týkají nejrůznějších témat spojených se vzděláváním – jako umělá inteligence, inkluze nebo udržitelnost – a jsou určeny zejména pro učitele, kteří získali grant financovaný Evropskou unií v rámci programu Erasmus+.

S jakým problémem se na nás klient obrátil?

Klient se na nás obrátil při hledání náhrady za dlouholetého zaměstnance, který před svým odchodem pro ITC zajišťoval administrativní podporu. ITC se u nás líbila možnost delegace na více administrátorů, kteří se na rozdíl od stálého zaměstnance mohou v případě potřeby zastoupit. Po podrobném zaškolení se spolupráce úspěšně nastartovala a začali jsme spolu s klientem systematizovat a automatizovat neefektivní procesy.

Jak jsme klientovi pomohli? 

Staráme se o kompletní komunikaci se zájemci o kurzy i s dlouhodobými zahraničními partnery. Provázíme zájemce celým procesem: 

• od představení nabídky a pomoci s výběrem vhodného kurzu,
• přes pomoc s administrativou požadovanou Evropskou komisí a národními ministerstvy,
• až po osobní asistenci v místě konání kurzu při vyšší vytíženosti klienta
• nebo implementaci a správu rezervačního systému.

Mimo jiné jsme pro klienta zařídili:

1. Systematizaci dokumentace o účastnících kurzů: Pro lepší přehled o zájemcích a účastnících jsme v zavedených nástrojích které klient používali ke správě rezervací, vytvořili jasný systém.
2. Automatizaci pravidelně vystavovaných dokumentů: Místo ruční administrativy jsme zavedli moderní řešení, které klientovi šetří peníze a uvolňuje prostor, aby se mohl soustředit na získávání nových zákazníků.
3. Implementaci projektových nástrojů: Navrhli a implementovali jsme systém CRM, který je oproti původnímu nástroji odolnější vůči lidským chybám a pracuje se v něm rychleji.
4. Sledování hlavních ukazatelů: Díky novému systému má klient možnost sledovat dříve nedostupné metriky a dělat tak informovaná rozhodnutí ohledně směřování firmy, růstu obratu nebo retence klientů.
5. Zavedení pravidelného reportingu: Jednou z našich firemních hodnot je transparentnost, proto klientovi pravidelně reportujeme, co děláme. Také sledujeme vlastní metriky, díky kterým můžeme efektivně vyhodnocovat naši práci a hledat možnosti ke zlepšení klienta i naší práce.

Průběžný interní reporting:

Díky dlouhodobé spolupráci a využití kvalitních nástrojů: sbíráme pro klienta data, která průběžně vyhodnocujeme. Na základě výsledků pomáháme ITC s rozhodnutími o dalším fungování a růstu firmy. Tuto službu poskytujeme v různých intervalech:

1. Týdenní reporting: Každý pátek děláme krátké shrnutí naší činnosti v daném týdnu. ITC tak má pravidelně přehled o využití svých prostředků, doplněný o aktuální postřehy z komunikace se zákazníky.
2. Měsíční reporting: Na konci měsíce předáme klientovi informace o aktualizovaných metrikách a trendech, společně s přehledem o naší činnosti v daném měsíci. Tato data pomáhají v predikci vývoje byznysu na další období, čímž klientovi dáváme prostor soustředit se na aktuální vylepšení.
3. Roční analýza: Na konci roku klientovi sestavíme a prezentujeme komplexní analýzu  všech 12 měsíců.  Zahrnuje např.:

• informace o proměně cílové skupiny,
• úspěšnosti onboardingu nových zákazníků
• nebo popularitě jednotlivých kurzů.

Společně s ITC pak na základě těchto skutečností nastavujeme strategii na následující rok, kde cílíme na slabá místa a vylepšujeme existující procesy pro lepší konverzi zákazníků.

Kromě těchto pravidelných činností také na žádost klienta poskytujeme podrobnější jednorázové rešerše a analýzy na konkrétní téma, jako je rešerše konkrétního segmentu cílové skupiny nebo analýza důvodů, proč zákazník ztratil zájem o kurz. Pomáháme tak k lepší zkušenosti zákazníků, která dlouhodobě zvyšuje jejich retenci.
 

Další oblasti, ve kterých klientovi pomáháme růst a šetřit čas

Osobní asistence

V průběhu let společně s klientem objevujeme další příležitosti, jak jeho práci zefektivnit. Jednou z nich je pravidelná osobní asistence při pondělním zahájení kurzů. Díky tomu jen tento nejhektičtější den krásně pod kontrolou a účastníci z něj mají lepší zážitek. To vede k získávání pozitivních recenzí a jednoduššímu získávání nových klientů.

Zpracování rešerší

Dalším vylepšením je zpracovávání rešerší, které jsou důležitým nástrojem získávání nových účastníků kurzů. Rešerše, jejichž vyhotovení by zaneprázdněným majitelům a zaměstnancům společnosti zabralo měsíce času, vypracovali naši specialisti v rámci několika týdnů a pomohli tak ITC růst i pomocí lepšího využití ušetřeného času.

Získávání leadů

Za 198,5 hodiny jsme pro ITC dohledali kontakty na 13 487 škol, což klienta stálo 79 400 Kč. Vzhledem k průměrné útratě 1 200 eur (cca 30 000 Kč) na školu, stačí, aby jejich kontaktování přineslo pouze 3 nové zákazníky a cena za práci se klientovi vrátí.

Virtuální asistence

Pro klienta pravidelně děláme i velké množství menších úkolů – od urgence nekomunikujících zákazníků, přes kontrolu splatnosti faktur, po vylepšování podkladů pro komunikaci s účastníky a koordinátory. Věci, které by klientovi zabraly spoustu času, deleguje na nás a má tak více prostoru na důležitější činnosti.

Automatizace a nový systém

Na základě analýzy potřeb klienta jsme pro ITC zařídili kompletní implementaci a správu systému CRM, který umožnil automatizaci a centralizaci správy dat. Proces zahrnoval několik kroků:

1. Migraci existujících kontaktů: Všechna data jsme z předchozího řešení přenesli do CRM Raynet, díky čemuž má klient veškeré informace o existujících zákaznících v jednom místě.
2. Kategorizaci dat: importované kontakty jsme rozdělili do odpovídajících kategorií podle námi navrhnutého systému, což umožnilo lepší přehled při komunikaci se zákazníky.
3. Strukturalizaci workflow: klient má nyní automatizovanou správu existujících procesů, což výrazně snížilo časovou náročnost administrativy a minimalizovalo riziko lidské chyby.

V konečném důsledku přinesl nový systém ITC více času, ušetřil náklady, zlepšil retenci klientů a informace o firmě, které ITC využívá k vylepšení svého byznys modelu.

Jaké jsou výsledky spolupráce?

Stejně jako většina klientů požadujících zákaznickou podporu, i u ITC se počet zákaznických požadavků v čase mění. Dlouhodobá spolupráce nám umožňuje tyto trendy sledovat, předvídat tak potřebné kapacity do budoucna a přizpůsobit se jim. Na rozdíl od fixních nákladů na vlastního zaměstnance tak i přes výkyvy v počtu požadavků zůstávají naše náklady na požadavek stabilní. Tím, že se práci věnuje celý tým, nehrozí problémy se zastupitelností – vždycky máme k dispozici člověka, který projektu skvěle rozumí.
 

* Průměrný náklad na administrativního zaměstnance v Praze v roce 2026 je 67 037 Kč. Při běžném pracovním měsíci o 20 pracovních dnech to vychází na 3 352 Kč denně. 
** V myTimi platí klient pouze odpracované hodiny. Náklad na 1 vyřešený požadavek zůstává neměnný nehledě na vytíženost služby.