myTimi roste a větví se a nabízí už tak komplexní sadu služeb, že bychom se bez nástrojů a vychytávek dávno utopili v procesech i termínech. S některými nápady na zlepšení efektivity přišli timíci sami, jiné pro nás vytváří programátoři a některé stojí na využití externích nástrojů. Dneska jsme se rozhodli představit vám Freelo, a jak nám pomohlo zvládnout spolupráci s externisty.
Než jsme začali: Problém, který tým řešil
myTimi má své interní timíky podporované širokou sítí externistů, kteří se stále více podílí na zpracování jednotlivých úkolů. Donedávna platilo, že i externí timíci bydleli v Praze, a buď příležitostně docházeli do kanceláře, nebo se tu alespoň účastnili úvodního školení.
S rozšiřováním kapacit o nové copywritery jsme se ale rozhodli sáhnout po největších talentech v rámci celého Česka a překročili jsme proto hranice Prahy. S tím nás čekalo několik výzev.
Komunikaci a úvodní zaškolení se nám podařilo zvládnout docela pohodlně díky videokonferencím. Druhou věcí bylo pohlídat všechny úkoly na všech projektech, přehledně komunikovat a neztratit se v tom, co nás čeká, kdy nás to čeká a kdo to udělá.
Než jsme našli řešení: Co v týmu nefungovalo
Nejdříve jsme zkusili nástroje, uvnitř kterých už spolupracujeme s některými našimi klienty – třeba Trello. Ukázalo se ale, že:
- čím více lidí, tím víc jsme zmatenější
- čím více projektů, tím hůř se v nich orientujeme
- nikdo z nás si není příliš jistý tím, co přijde
- nástroj nám stěží pomůže pohlídat termíny, ale nic dalšího už nezvládne
Z podobných experimentů jsme proto rychle vycouvali a dostali se až na palubu Freela.
Jak jsme našli Freelo a proč se nám osvědčilo
Freelo je přehledné i při velkém množství projektů a lidí. Na rozdíl od podobných nástrojů není jenom výčtem jednotlivých úkolů, ale pomáhá budovat strukturu projektů a hlídat postup v jejich rámci. A přesně to je způsob, kterým v marketingu na úkolech pracujeme. Chceme sestavit harmonogram k newsletteru, pak ho pravidelně odesílat, vyhodnotit úspěšnost a sestavit nový harmonogram. Pod pokličku každého konkrétního projektu nahlíží jenom dva tři lidé, ale celkem se jich v síti pohybuje kolem třiceti. Všichni se vyznají v tom, co je čeká, a zároveň není obtížné na to všechno „z vrchu“ dohlížet.
Klienti: Jak spravujeme jejich úkoly
Každý klient pro nás v řeči Freela představuje jeden projekt a v rámci tohoto projektu pro něj plníme dlouhodobá zadání, znázorněná To-do listy s jednotlivými úkoly. Každý úkol má svého řešitele a svůj deadline a všechno je vidět na první pohled.
Pokud pro někoho píšeme blog, blog představuje To-do list se seznamem úkolů – článků, které je třeba napsat. Dalším To-do listem je pravidelný newsletter, e-book s jednotlivými kapitolami a tvorba příspěvků na sociální sítě.
Struktura projektu: Jak vypadá pravidelný newsletter ve Freelu
Když se pak na jednotlivé To-do listy podíváme blíž, můžeme sledovat jejich strukturu. Pojďme si to ukázat na příkladu pravidelného newsletteru pro našeho klienta. Někdo newsletter napíše, někdo jiný ho zkontroluje a zhodnotí a pošle k případným úpravám a další člověk vytvoří z newsletteru fungující kampaň s grafikou připravenou k odeslání. Pokud newsletter doběhne až na konec harmonogramu, je potřeba vyhodnotit jeho statistiky a výsledky split testů, připravit report klientovi a nový harmonogram.
Protože se proces opakuje pro každého klienta, máme pro newsletter uložený šablonu, kterou automaticky vkládáme pro nový projekt.
Týmová spolupráce: Jak vypadá naše komunikace
Přehledná komunikace je základ a Freelo nám umožňuje držet komunikaci k jednotlivým úkolům pohromadě a na dosah na jedno kliknutí. Dokumenty, které k úkolu nahrajeme, se zobrazují jednak u úkolu, a jednak se archivují u projektu (klienta). Zadání, výstup, všechny otázky a odpovědi jsou vždycky na jednom místě.
Velkou výhodou jsou e-mailové notifikace, které se dají individuálně nastavit a díky kterým nikdo nepropásne žádnou novinku.
Pokud si se svojí komunikací nevíte rady, můžete se inspirovat pravidly komunikace přímo podle autorů Freela.
Reporty: Jak získáváme data
Aby všichni dostali, co mají dostat, potřebujeme sledovat čas a peníze. Proto má každý člen týmu příležitost měřit a vykazovat čas přímo u každého úkolu, a to buď prostřednictvím time trackingu, nebo manuálně doplněnou poznámkou. Čas je k dispozici při kontrole kvality výstupu a v přehledném reportingu, který se dá exportovat i ve formě CSV tabulky nebo proměnit na faktury.
Týmová spolupráce ve Freelu v kostce
Freelo jsme vyzkoušeli a doporučujeme:
- na práci na dálku
- na dlouhodobější projekty s vnitřní strukturou úkolů
- na sledování a vykazování času
- na koordinaci práce v týmu
Můžete si přečíst i kompletní přehled funkcí Freela.
Freelo můžete vyzkoušet i vy na 14 dní zdarma a nemusíte se bát: na rozdíl od ostatních nástrojů je intuitivní, nemusíte procházet návody a všechno vám bude jasné na první pohled.
