Virtuální asistence  |  Administrativa  |  Přečteno 879 x

Jak jsme převzali administrativu kurzů ITC pro učitele z celé Evropy?

ITC International Training Center pořádá metodické kurzy pro učitele v rámci evropských projektů mobility. Ročně se kurzů ITC zúčastní přes 1 000 pedagogů z celé Evropy.

Přijeďte do Prahy

Kurzy ITC se zaměřují na širokou škálu dovedností, a mimo toho napomáhají k multikulturní propojenosti v rámci Evropy a mobilitě akademických pracovníků. Nabízí kurzy na aktuální témata jako např. inovační přístupy ve výuce nebo Využití e-learningových platforem. Kurzy se uskutečňují v Praze, Helsinkách a Barceloně. Většinou se na jednom kurzu sejdou skupinky minimálně ze 4 různých zemí. 
 

S čím ITC pomáháme? 

V lednu 2022 z ITC odešel jeden z klíčových zaměstnanců, který byl ve firmě 15 let a po celou tu dobu se staral o administrativu. ITC se rozhodlo, že chce celou administrativu outsourcovat, aby změna proběhla hladce. Během celého ledna jsme měli pravidelné zaškolení s ITC, které nám zabralo 20 hodin. Od poloviny ledna jsme začali s postupným vyřizováním požadavků.   

Převzali jsme pro ITC kompletní správu administrativy a komunikaci s účastníky skrz e-mail. Každý den vyřizujeme přibližně 40 požadavků, kdy komunikujeme v anglickém jazyce se zájemci o kurzy z celé řady evropských zemí, jako je třeba Španělsko, Francie, Portugalsko, nebo dokonce i z Turecka. V myTimi máme timíky z více zemí, i proto je přizpůsobení kulturním specifikům pro nás přirozené.
 

Jaké postupy jsme pomocí virtuální asistence zdokonalili? 

Na základě předchozích zkušeností u jiných klientů jsme ve spolupráci s ITC vylepšili jejich interní procesy, optimalizovali jsme databázi účastníků a nastavili nové komunikační kanály. Jaký byl výsledek?

  • Ušetřili jsme okolo 25 hodin práce měsíčně tím, že jsme vytřídili a automatizovali databáze.  
  • Udělali jsme pořádek v přehledu kurzů a registracích, čímž se celý systém zpřehlednil. Je přesně vidět, který kurz má plnou kapacitu nebo který kurz máme více propagovat. 
  • Díky jednoduchosti současného systému se snížila i chybovost.      

   

Jak jsme pracovali? 

ITC má vlastní „vánoční období“, únor, kdy školy žádají o granty, a tak se výrazně zvýšil počet e-mailů denně (z původních 40 na 120). Jak jsme s tímto ITC pomohli?

  • Denně jsme se administrativě věnovali v průměru 14 hodin.  
  • Máme pravidlo, že všechny maily musí být zpracované do 17:00. Zvládli jsme to i během února a docílili jsme toho díky tomu, že jsme zaučili další kolegyni, aby se mohla hned zapojit do řešení jednodušších požadavků. ITC už nemuselo tyhle problémy vůbec řešit.

 

Jak jsme si poradili s náhle navýšenou kapacitou?  

Náhlé navýšení kapacity by mohlo být pro ITC velkou komplikací. Full time zaměstnanec se zpravidla věnuje práci 8 hodin denně a jeho dlouhodobé přetížení může mít za následky zvýšení chybovosti. Často zaměstnanec ani nemá možnost věnovat se práci mimo pracovní dobu, a kvůli tomu se pak snižuje efektivita a response time. Díky outsourcingu však dokážeme rychle zapojit další kolegy a navýšit tak kapacitu skoro 2krát. Stejně jednoduše pak dokážeme kapacitu i snížit zpátky.

 

  myTimi full time zaměstnanec
Potřebná kapacita 14 hodin / den  14 hodin / den 
Dostupná kapacita flexibilní  max. 8 hodin / den 
Chybějící kapacita  nevzniká 6 hodin / den 
Pravděpodobnost chybovosti z přetížení nízká  vysoká 

 

Přidaná hodnota, kterou od nás ITC získává, spočívá ve: 

  1. flexibilitě a přizpůsobení se aktuálnímu množství požadavků, 
  2. vylepšení interních procesů,  
  3. znalosti kulturních specifik,  
  4. přímém napojení na systémy ITC, 
  5. týdenních update callech a reportech,   
  6. zastupitelnosti.  

 

Máte o podobnou službu zájem? Neváhejte nás kontaktovat, rádi pomůžeme i vám.  

  

Zlepšete svoji akvizici
ještě dnes

Jak si přejete využít svých
300 Kč zdarma?

Napište nám a my se
vám obratem ozveme.
Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů.
4.9 hodnocení
4.9 hodnocení

Mohlo by vás zajímat

Všechny články >
Timi photo
Jan Skovajsa
CEO
zakladatel, CEO a zároveň jeden z investorů myTimi

Ozveme se vám do 24 hodin

Zpráva
Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů.
4.9 hodnocení

Těšte se na výhody

fajfka
Víme, jak růst
fajfka
myTimi už využívá více než 9 679 zákazníků
fajfka
Platíte za výsledky a vždy dopředu víte kolik
fajfka
Na projekty nahlížíme z perspektivy majitele firmy