Jak naše spolupráce začala? 

V lednu 2022 z ITC odešel jeden z klíčových zaměstnanců, který se po dobu svého působení ve společnosti staral o administrativu. ITC se rozhodlo, že chce celou administrativu outsourcovat, obrátili se tedy na nás. Během ledna jsme měli pravidelná zaškolování s ITC v celkovém čase 20 hodin. Od poloviny měsíce jsme začali s postupným vyřizováním požadavků.    

Co pro ITC děláme? 

Postupně jsme převzali kompletní správu administrativy ITC a komunikaci s účastníky skrz e-mail. Každý den vyřizujeme přibližně 40 požadavků, kdy komunikujeme v anglickém jazyce se zájemci o kurzy z celé řady evropských zemí. 

Jaké postupy jsme pomocí virtuální asistence zdokonalili? 

Ve spolupráci s ITC jsme vylepšili jejich interní procesy, optimalizovali jsme databázi účastníků a nastavili nové komunikační kanály. Jaký byl výsledek? 

• Ušetřili jsme okolo 25 hodin práce měsíčně tím, že jsme vytřídili a automatizovali databáze.  
• Udělali jsme pořádek v přehledu kurzů a registracích, čímž se celý systém zpřehlednil. Je přesně vidět, který kurz má plnou kapacitu nebo který kurz máme více propagovat. 
• Díky jednoduchosti současného systému se snížila i chybovost.      

Jak jsme pracovali? 

V únoru, kdy školy žádají o granty, se výrazně navýšil denní počet e-mailů (z původních 40 na 120). Jak jsme s tímto ITC pomohli? 

• Denně jsme se administrativě věnovali v průměru 14 hodin.  
• Všechny e-maily zpracováváme do 17:00.  
• Přijali jsme další kolegyni, která se hned zapojila do zpracovávání části požadavků. 
• ITC už administrativní záležitosti nemusí vůbec řešit.    

Jak jsme si poradili s náhle navýšenou kapacitou?  

Full time zaměstnanec se zpravidla věnuje práci 8 hodin denně a jeho dlouhodobé přetížení může mít za následky zvýšení chybovosti. Díky outsourcingu dokážeme rychle zapojit další kolegy a navýšit tak kapacitu skoro dvojnásobně. Stejně jednoduše pak kapacitu můžeme i snížit. 

Přidaná hodnota, kterou od nás ITC získává, spočívá ve: 

1. přizpůsobení se aktuálnímu množství požadavků, 
2. vylepšení interních procesů,  
3. znalosti kulturních specifik koncových klientů ITC,  
4. přímém napojení na systémy ITC, 
5. týdenních update callech a reportech,   
6. zastupitelnosti.  

Máte o podobnou službu zájem? Neváhejte nás kontaktovat, rádi pomůžeme i vám.