Virtuální asistence  |  Administrativa  |  Přečteno 80 x
Jak jsme převzali administrativu kurzů ITC pro učitele z celé Evropy?
ITC neboli International Training Center pořádá metodické kurzy, které se zaměřují na širokou škálu dovedností, a mimoto napomáhají k multikulturní propojenosti v rámci Evropy a mobilitě akademických pracovníků. Nabízí kurzy na aktuální témata, které se uskutečňují v Praze, Helsinkách a Barceloně.

Jak naše spolupráce začala? 

V lednu 2022 z ITC odešel jeden z klíčových zaměstnanců, který se po dobu svého působení ve společnosti staral o administrativu. ITC se rozhodlo, že chce celou administrativu outsourcovat, obrátili se tedy na nás. Během ledna jsme měli pravidelná zaškolování s ITC v celkovém čase 20 hodin. Od poloviny měsíce jsme začali s postupným vyřizováním požadavků.    

 

Co pro ITC děláme? 

Postupně jsme převzali kompletní správu administrativy ITC a komunikaci s účastníky skrz e-mail. Každý den vyřizujeme přibližně 40 požadavků, kdy komunikujeme v anglickém jazyce se zájemci o kurzy z celé řady evropských zemí. 

 

Jaké postupy jsme pomocí virtuální asistence zdokonalili? 

Ve spolupráci s ITC jsme vylepšili jejich interní procesy, optimalizovali jsme databázi účastníků a nastavili nové komunikační kanály. Jaký byl výsledek? 

  • Ušetřili jsme okolo 25 hodin práce měsíčně tím, že jsme vytřídili a automatizovali databáze.  
  • Udělali jsme pořádek v přehledu kurzů a registracích, čímž se celý systém zpřehlednil. Je přesně vidět, který kurz má plnou kapacitu nebo který kurz máme více propagovat. 
  • Díky jednoduchosti současného systému se snížila i chybovost.      

   

Jak jsme pracovali? 

V únoru, kdy školy žádají o granty, se výrazně navýšil denní počet e-mailů (z původních 40 na 120). Jak jsme s tímto ITC pomohli? 

  • Denně jsme se administrativě věnovali v průměru 14 hodin.  
  • Všechny e-maily zpracováváme do 17:00.  
  • Přijali jsme další kolegyni, která se hned zapojila do zpracovávání části požadavků. 
  • ITC už administrativní záležitosti nemusí vůbec řešit.    

 

Jak jsme si poradili s náhle navýšenou kapacitou?  

Full time zaměstnanec se zpravidla věnuje práci 8 hodin denně a jeho dlouhodobé přetížení může mít za následky zvýšení chybovosti. Díky outsourcingu dokážeme rychle zapojit další kolegy a navýšit tak kapacitu skoro dvojnásobně. Stejně jednoduše pak kapacitu můžeme i snížit. 

 

  myTimi full time zaměstnanec
Potřebná kapacita 14 hodin / den  14 hodin / den 
Dostupná kapacita flexibilní  max. 8 hodin / den 
Chybějící kapacita  nevzniká 6 hodin / den 
Pravděpodobnost chybovosti z přetížení nízká  vysoká 

 

Přidaná hodnota, kterou od nás ITC získává, spočívá ve: 

  1. přizpůsobení se aktuálnímu množství požadavků, 
  2. vylepšení interních procesů,  
  3. znalosti kulturních specifik koncových klientů ITC,  
  4. přímém napojení na systémy ITC, 
  5. týdenních update callech a reportech,   
  6. zastupitelnosti.  

 

Máte o podobnou službu zájem? Neváhejte nás kontaktovat, rádi pomůžeme i vám.  

  

Zlepšete svoji akvizici
ještě dnes

Jak si přejete využít svých
300 Kč zdarma?

Napište nám a my se
vám obratem ozveme.
Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů.
4.9 hodnocení
4.9 hodnocení

Mohlo by vás zajímat

Všechny články >
Timi photo
Jan Skovajsa
CEO
zakladatel, CEO a zároveň jeden z investorů myTimi

Napište mi, s čím potřebujete pomoci, a pojďme se sejít

Zpráva
Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů.
4.9 hodnocení

Těšte se na výhody

fajfka
Jste nespokojení? Neplatíte
fajfka
myTimi už využívá více než 9 679 zákazníků
fajfka
Platíte za výsledky a vždy dopředu víte kolik
fajfka
Na projekty nahlížíme z perspektivy majitele firmy