Jak naše spolupráce začala?
V lednu 2022 z ITC odešel jeden z klíčových zaměstnanců, který se po dobu svého působení ve společnosti staral o administrativu. ITC se rozhodlo, že chce celou administrativu outsourcovat, obrátili se tedy na nás. Během ledna jsme měli pravidelná zaškolování s ITC v celkovém čase 20 hodin. Od poloviny měsíce jsme začali s postupným vyřizováním požadavků.
Co pro ITC děláme?
Postupně jsme převzali kompletní správu administrativy ITC a komunikaci s účastníky skrz e-mail. Každý den vyřizujeme přibližně 40 požadavků, kdy komunikujeme v anglickém jazyce se zájemci o kurzy z celé řady evropských zemí.
Jaké postupy jsme pomocí virtuální asistence zdokonalili?
Ve spolupráci s ITC jsme vylepšili jejich interní procesy, optimalizovali jsme databázi účastníků a nastavili nové komunikační kanály. Jaký byl výsledek?
- Ušetřili jsme okolo 25 hodin práce měsíčně tím, že jsme vytřídili a automatizovali databáze.
- Udělali jsme pořádek v přehledu kurzů a registracích, čímž se celý systém zpřehlednil. Je přesně vidět, který kurz má plnou kapacitu nebo který kurz máme více propagovat.
- Díky jednoduchosti současného systému se snížila i chybovost.
Jak jsme pracovali?
V únoru, kdy školy žádají o granty, se výrazně navýšil denní počet e-mailů (z původních 40 na 120). Jak jsme s tímto ITC pomohli?
- Denně jsme se administrativě věnovali v průměru 14 hodin.
- Všechny e-maily zpracováváme do 17:00.
- Přijali jsme další kolegyni, která se hned zapojila do zpracovávání části požadavků.
- ITC už administrativní záležitosti nemusí vůbec řešit.
Jak jsme si poradili s náhle navýšenou kapacitou?
Full time zaměstnanec se zpravidla věnuje práci 8 hodin denně a jeho dlouhodobé přetížení může mít za následky zvýšení chybovosti. Díky outsourcingu dokážeme rychle zapojit další kolegy a navýšit tak kapacitu skoro dvojnásobně. Stejně jednoduše pak kapacitu můžeme i snížit.
myTimi | full time zaměstnanec | |
Potřebná kapacita | 14 hodin / den | 14 hodin / den |
Dostupná kapacita | flexibilní | max. 8 hodin / den |
Chybějící kapacita | nevzniká | 6 hodin / den |
Pravděpodobnost chybovosti z přetížení | nízká | vysoká |
Přidaná hodnota, kterou od nás ITC získává, spočívá ve:
- přizpůsobení se aktuálnímu množství požadavků,
- vylepšení interních procesů,
- znalosti kulturních specifik koncových klientů ITC,
- přímém napojení na systémy ITC,
- týdenních update callech a reportech,
- zastupitelnosti.
Máte o podobnou službu zájem? Neváhejte nás kontaktovat, rádi pomůžeme i vám.