Administrativní úkoly: Startupu šetříme 30 hodin měsíčně, realitní makléřce 5 hodin týdně

S čím jsme našim zákazníkům pomohli:

Ilona Černochová

Pro Ilonu Černochovou, realitní advokátku, připravujeme podklady (doklady) obsahující právní náležitosti potřebné pro prodej nemovitosti.

• Připravujeme dokumenty na podpis a doložky kupních a zástavních smluv, staráme se o štítky a protokol o identifikaci.
• Stahujeme výpisy z katastrálního úřadu. Iloně Černochové šetříme týdně zhruba 5 hodin času a ulehčujeme práci především tím, že má kompletně vše připraveno na jednom místě, ideálně na Google Drive.
• Může tak do dokumentů zasahovat okamžitě online.

Cena výše zmíněných služeb vyjde Ilonu Černochovou na 8 000 Kč měsíčně.

Martin Kůra

Pro Martina Kůru zajišťujeme především administrativní úkony týkající se podnikání v online marketingu, konkrétně v mezinárodním SEO.   

• Pomáháme Martinovi Kůrovi růst globálně a lépe zacílit na daný trh. Staráme se za něj totiž o rešerše informací mezinárodního rozsahu, např. vyhledáváme statistické údaje jednotlivých zemí a následně údaje malých a středních firem podnikajících v online marketingu.
• Opakovaně jsme zpracovávali marketingové a obchodní rešerše a vypracovali jsme pro Martina Kůru také přehledy trhu.
• Sledovali jsme placené aplikace a softwary, které jsou skvělými pomocníky pro práci v online marketingu. Dlouhodobě sledujeme trh a vyhodnocujeme, zda je výhodné za tyto aplikace platit nebo jestli existuje lepší a výhodnější aplikace.
• Zajišťujeme hladký průběh nástupu nových zaměstnanců do společnosti Martina Kůry. Staráme se o veškeré náležitosti, administrativně je zajišťujeme tak, aby vše fungovalo v co nejkratším čase a aby měli zároveň nadřízení nových zaměstnanců co nejméně práce a starostí.
• Martinova firma je stále ještě startupem, pomáháme mu tedy s přípravou přihlášek na inkubační programy. Pravidelně sledujeme trh a vypsání nových termínů programů, následně vyplňujeme údaje v přihláškách včetně všech příloh. Inkubátory mívají rozsáhlé pokyny, fungujeme především jako filtr těch nejdůležitějších a pro Martina nejrelevantnějších informací. Staráme se tak o veškerou administrativu spojenou s ucházením se o inkubaci.
• Každý den sledujeme 3 e-mailové schránky, ke kterým máme přístup. Filtrujeme pro Martina Kůru nejpodstatnější zprávy a přeposíláme je na kompetentní osoby ve firmě.
• Spravujeme kalendář s aplikací YouCanBook.me., kterou má Martin Kůra volně přístupnou a jeho klienti si přes tuto aplikaci domlouvají schůzky a konferenční hovory. Přesto, že se aplikace synchronizuje, kontrolujeme, zda se některé schůze a události nekříží.  
• Všechny tyto úkoly šetří Martinovi přibližně 25-30 hodin měsíčně. Může se plně věnovat obchodní práci, řízení týmu a práci, na kterou se specializuje.   

Celá spolupráce obvykle vychází na 12 000 - 15 000 Kč.

Proč outsourcovat administrativní úkony?

Administrativa bývá v prvotní fázi podnikání často opomíjena. Později firmu ignorování administrativních úkonů velmi rychle dožene. Proč delegovat administrativu?

• Najít asistenta, který ví, jak na finance, grafický design, mluví několika jazyky, ovládá základy marketingu, tvorba prezentací mu není cizí a umí s excelem, je obtížné. Najít takového asistenta za rozumnou cenu je skoro nemožné. Virtuální asistent je pro administrativní úkoly vhodnou volbou.
• Platíte jen za to, co reálně využijete. Naši virtuální asistenti mají vysokoškolské vzdělání s množstvím znalostí. Nesetkáte se s problémem zastupitelnosti (naši asistenti nikdy nejsou nemocní ani na dovolené).

Co nejčastěji děláme?

• Spravujeme CRM.
• Připravujeme reporting.
• Spravujeme výkazy.
• Děláme rešerše (rešerše literatury, vyhledávání informací apod.)
• Řešíme pracovní cesty.
• Připravujeme a upravujeme dokumenty.
• Pořizujeme zápisy ze schůzek.
• Správujeme e-mail, kalendář a další aplikace jako YouCanBook.me.
• Spravujeme nové poptávky.
• Připravujeme podklady na jednání.
• Vyhledáváme potřebné informace.
• Zabýváme se tvorbou prezentací (webová prezentace, online prezentace, Google prezentace apod.)

Jak to funguje? Je to jednoduché a rychlé.

1. Domluvíme si schůzku nebo konferenční hovor, kde si projdeme vaše jednotlivá nastavení a firemní procesy.   
2. Vše společně vyhodnotíme a navrhneme odhadovanou cenu.
3. Nastavíme zastupitelnost, interní procesy a pustíme se do práce.  
4. Po pár týdnech vyhodnotíme efektivitu nově nastavených systémů a procesů. Pokud je to možné, navrhneme jejich vylepšení nebo zrychlení.   
5. Naším cílem je plně nastavit spolupráci. Chceme ve vás vidět spokojeného klienta a udržovat a rozvíjet dobře fungující a dlouhodobé obchodní vztahy.

Jak to vypadá v praxi?

V první fázi pomáháme podnikatelům i firmám zjistit, co je vůbec potřeba dělat a co naopak počká. V druhé fázi na nás zákazník outsourcuje práci osobní asistenta. Od běžné administrativy (kurýrní služby a administrativní úkony na úřadě), až po složitější úkoly (přehledy trhu, reporting, finance, překlady, ...). 

Cílem virtuální asistence je zefektivnit vlastní čas, věnovat se jen oblastem podstatným pro byznys. Ty ostatní můžete delegovat na partnera, který zvládne to, co jiní ne.