Gap analýza: Víte, kde jsou vaše mezery?

Co je to gap analýza? 

Gap analýza je metoda, která se využívá ve firmách k porovnání současného stavu společnosti s požadovaným stavem. Slovo gap znamená v angličtině mezera – v případě této metody vyjadřuje mezeru mezi aktuálním a požadovaným stavem.  

Díky ní zjistíte, jestli vaše společnost využívá své zdroje, kapitál a technologie na maximum, aby dosáhla svého plného potenciálu. 

Typy gap analýzy 

Gap analýza se běžně využívá jako součást strategického plánování, v tom případě jde o strategickou analýzu. Ta porovnává výsledky společnosti s jejím dlouhodobým plánem. Cílem je zjistit, jaké má společnost mezery ve výkonnosti. 

Gap analýzu nemusíte nutně využít pro společnost jako celek, ale klidně pouze na určité oblasti. Jaké typy gap analýzy se běžně využívají? 

• Analýza procesů: Slouží k posouzení procesů a postupů, které se ve firmě dodržují. Hodnotí je na základě efektivity, přesnosti, flexibility a dalších faktorů.  
• Analýza trhu: Známá také jako analýza mezer v produktech. Hledá na trhu příležitosti skrze neuspokojené potřeby zákazníků. Díky této analýze můžete objevit něco, o co mají spotřebitelé zájem, ale zatím jim to trh nenabízí.  
• Analýza technologií: Pomocí této analýzy zjistíte, zda existující technologické nástroje, informační systémy, hardwarové a softwarové prostředky a další technologie jsou dostatečné pro splnění cílů společnosti. 
• Analýza lidských zdrojů: Máte dostatek zaměstnanců? A mají vaši zaměstnanci potřebné dovednosti, znalosti a kompetence, aby mohli podávat výkony, které od nich očekáváte? Přesně na tyto otázky vám analýza lidských zdrojů odpoví. Na základě výsledků pak můžete naplánovat školení, workshopy a další aktivity, které povedou k rozvoji zaměstnanců.   
• Analýza konkurence: Zjistěte, jaké máte výhody nebo nedostatky oproti vaší konkurenci a buďte vždy o krok napřed. 

5 kroků gap analýzy 

Gap analýza by vám měla pomoct nejen odhalit oblasti, ve kterých je potřeba něco změnit, ale také najít řešení a aplikovat ho. Dodržujte následujících 5 kroků, aby vám přinesla skutečné výsledky a zlepšení. 

1. Zjistěte, jak si stojíte 

Prvním krokem pro změnu k lepšímu je zjistit, co potřebujete zlepšit. Jak na to? Zanalyzujte současný stav společnosti. Součástí může být například analýza procesů, analýza trhu nebo analýza lidských zdrojů, vždy záleží, pro jakou oblast firmy budete provádět GAP analýzu. 

2. Ujasněte si, kde chcete být v budoucnu 

Tento krok je pro celou analýzu stěžejní, protože od cílů, které si stanovíte, se bude odvíjet strategický plán rozvoje společnosti. S tvorbou cílů vám pomůže metoda SMART, díky které máte jistotu, že jste si stanovili cíle, které jsou konkrétní a měřitelné. Na základě toho budete schopni vyhodnotit, zda jste cíle splnili, či nikoliv. 

3. Identifikujte nedostatky 

Teď víte, kde jste a taky víte, kde chcete být. Rozdíl mezi těmito dvěma stavy je gap – mezera, tedy nedostatky ve vaší společnosti, které se budete snažit v následujících krocích napravit.  

4. Vymyslete řešení 

Chce to plán, který vás krok po kroku dovede k požadovanému stavu. Pro každý zjištěný nedostatek je potřeba vymyslet řešení. Součástí řešení můžou být změny v procesech, rozvoj zaměstnanců, investice do technologií nebo jiné strategické kroky. 

5. Proveďte změny 

Ve chvíli, kdy máte plán, je na čase začít konat a implementovat jednotlivá řešení, která povedou k odstranění nedostatků. 

Nezapomeňte implementovaná řešení průběžně monitorovat, abyste měli jistotu, že opravdu vedou k nápravě „mezer“. Pokud zjistíte, že některé změny nejsou efektivní, bude potřeba opatření upravit.  

Náš CEO prozradí, jak s gap analýzou pracujeme v myTimi

Jan Skovajsa

CEO myTimi

V myTimi používáme gap analýzu v podobě cvičení „co se musí stát“. Se všemi team leadery si určíme: 

• Kde jsme v tuto chvíli – jaká je situace. 
• Kam se chceme dostat – jaký je plán na další období. 
• Jak se k cíli dostaneme – vyjmenování konkrétních kroků, které se musí stát, abychom plán dotáhli úspěšně do konce. 

Jaké využít nástroje? 

Nástrojů, které vám můžou pomoci s provedením gap analýzy, je celá řada. Podívejte se, jaké jsou ty nejběžnější. 

SWOT analýza 

Ti z vás, kdo zastáváte manažerskou pozici ve firmě nebo podnikáte, jste se určitě už se SWOT analýzou firmy setkali. Díky metodě SWOT můžete zanalyzovat jak vnější prostředí (hrozby a příležitosti), tak i prostředí vně společnosti (silné a slabé stránky).  

Tip: Přečtěte si, jak provést SWOT analýzu firmy prakticky a jednoduše. 

Diagram rybí kosti 

Známý také jako Ishikawův diagram slouží k identifikaci příčin problémů. Jak ho vytvořit?  

1. Do středu diagramu napíšete problém – například nízké prodeje určitého výrobku. 
2. Následně vypíšete hlavní oblasti, které by na daný problém mohly mít vliv – marketing, kvalita výrobku, distribuční kanály a tak dále. 
3. Na závěr sepíšete příčiny ke každé kategorii – marketing: nesprávně cílená marketingová kampaň, nedostatečná komunikace hodnoty produktu a další. 

Porterův model pěti sil 

Nástroj, který vám pomůže zanalyzovat konkurenční prostředí firmy. Model pracuje s pěti prvky: stávající konkurence, potenciální konkurence, dodavatelé, odběratelé a substituty. Cílem je na základě této analýzy navrhnout efektivní strategie pro dosažení a udržení konkurenční výhody na trhu. 

Tip: Přečtěte si, jak Porterův model pěti sil použít krok po kroku. 

PEST analýza 

Jeden z nejpoužívanějších nástrojů pro analýzu makroprostředí společnosti. Pomocí PEST analýzy můžete sledovat vývoj vnějšího prostředí. Cílem PEST analýzy je identifikovat oblasti, jejichž změna by mohla mít významný dopad na podnik, jak negativní, tak i pozitivní.  

Tip: Pokud vás zajímá, jak přesně tuto analýzu provést, přečtěte si článek právě o PEST(LE) analýze. 

McKinsey 7S 

McKinsey 7S je další užitečný nástroj, který slouží k hodnocení kritických faktorů ve firmě. Jaké faktory to jsou?  

• Skupina,  
• strategie,  
• sdílené hodnoty,  
• schopnosti,  
• styl,  
• struktura  
• a systémy.  

Použitím tohoto nástroje firma zjistí, které z těchto faktorů tvoří mezeru mezi požadovaným stavem a realitou. 

Vytvořte firemní strategii, která vás dovede k cílům 

Gap analýza je skvělou metodou, která vám může pomoct při vytváření firemní strategie. Pokud chcete mít jistotu, že vaše kroky v podnikání někam povedou, nechte tvorbu strategie na nás. Provedeme důkladnou analýzu podniku, pomůžeme vám sestavit cíle a způsoby, jak jich dosáhnout.