Co je outsourcing a jak ho řeší malé a střední firmy?

Co je to outsourcing?

Outsourcing je externí zajišťování činností. Týká se práce, kterou jste sice schopní si zajistit sami, ale z nějakého důvodu nechcete či nemůžete. Proto si na ni najmete odborníka (nebo rovnou celý tým, agenturu a podobně), který vám bude konkrétní služby dodávat.

Zjednodušeně řečeno – soustředíte se na to, co je jádrem vašeho podnikání, a vše ostatní delegujete na externí specialisty. Právníkům právní věci, marketérům marketing, obchodníkům akvizici… 

Dle statistik 37 % malých podniků outsourcuje alespoň jeden obchodní proces (nejčastěji IT či účetnictví). 

Nejčastější oblasti outsourcingu v malých a středních firmách jsou: 

• marketing a reklama – PPC kampaně, social media, obsahový marketing, 
• zákaznický servis – call centrum, live chat, řešení reklamací, 
• obchodní činnosti – lead generation, uzavírání obchodů, CRM správa, 
• IT a digitální služby – vývoj webů, správa serverů, kyberbezpečnost, 
• administrativní procesy – účetnictví, HR, fakturace. 

Příklad outsourcingu:
E-shop Barman.cz měl potíže s koordinací online komunikace a péčí o zákazníky na prodejně. Zaměstnanci nestíhali obojí a byli zbytečně přetížení – to vedlo k poklesu kvality služeb. Proto jsme za ně převzali komunikaci prostřednictvím e-mailu a chatu. Díky tomu se zvýšila spokojenost zákazníků a zisk vzrostl o 400 694 Kč ročně (po odečtení nákladů). Dalšími přínosy byly úspory na dopravě při reklamacích (10 080 Kč ročně) a zvýšení obratu z doplňkového prodeje o 69 600 Kč ročně. Celá případové studie.  

Malé a střední podniky musí těžit ze svých hlavních výhod

Existují nevýhody, se kterými se potýká snad každý malý a střední podnik. Outsourcování je ale shodí ze stolu. Co může přinést konkrétně vám?

• Máte možnost získat práci od odborníků bez toho, abyste je zaměstnávali na plný úvazek.
• Množství práce vám nepřeroste přes hlavu.
• Získáte výhody z rozsahu produkce.
• Dokážete efektivně využít prostředky na propagaci a reklamu.

Malé a střední podniky tak mohou využít především svých silných stránek. Dosáhnout toho mohou díky outsourcingu, který má podle literatury 5 hlavních výhod.

1. Pružné reagování na změny

Právě pružnost může být hlavní konkurenční výhodou malého a středního podniku. Firmy totiž nebývají zatížené investicemi a pro změny předmětu činnosti či výrobního programu nejsou třeba radikální zásahy. Pružné reagování na změny si nadnárodní i velké korporace často nemohou dovolit, díky čemuž malé a střední podniky dokáží profitovat ze změn na trhu.

V praxi to znamená, že když se rozhodnete zavést novou službu, která odpovídá aktuálním potřebám zákazníků (jako to bylo např. v souvislosti s covidem), a potřebujete rychle zvýšit marketingovou činnost, aby tuto službu dostala do povědomí, tak to díky outsourcingu zařídíte během pár dní. Při vlastním týmu byste museli hledat lidi, vyřizovat smlouvy a čekat měsíce. 

2. Inovativnost

V malých a středních podnicích jsou inovacím dveře otevřené. Inovace jdou ruku v ruce se schopností pružně reagovat na změny. Navíc se ztrácí anonymita, pracovníci vidí smysl práce a pociťují důležitost vlastního konání. Pracovníci jsou více flexibilní, motivování, cítí větší uspokojení z práce a jsou schopni vyměnit vysoké příjmy za příjemné pracovní prostředí.

Externí partneři, kterým služby outsourcujete, vám navíc přinášejí know-how z práce s různými klienty. To znamená, že vidíte, co funguje u konkurence, aniž byste museli experimentovat na vlastní kůži. 

3. Vytváření nových pracovních příležitostí

Malé a střední podniky mají jednoduchou a přehlednou organizační strukturu. Hrají klíčovou úlohu právě při vytváření nových pracovních příležitostí, ovlivňují sociální stabilitu a ekonomický rozvoj.

Když delegujete rutinní práci ven, uvolníte čas svým lidem na strategičtější úkoly a posílíte hlavní činnost své firmy. 

4. Odolnost proti hospodářské recesi

Malé a střední podniky bývají odolnější proti hospodářské recesi právě díky možnosti pružně reagovat na změny na trhu. Často spíše období recese využívají, vidí ho jako příležitost.

Outsourcovat má význam i z tohoto důvodu. Když se situace na trhu zhoršuje, můžete rychle snížit náklady pozastavením externí spolupráce. Jednu službu zkrátka na chvíli stopnete, jinou zase jindy rozjedete, podle toho, jak je potřeba. A to, aniž byste museli propouštět, nebo dělat organizační změny ve firmě.

5. Rychlost přijímání podnikatelských rozhodnutí

Minimum vlastníků a jejich účast na řízení podniku umožňuje rychlejší rozhodování.

Výhodou je také přímý kontakt s vedením podniku. Buduje se tak jednodušeji vztah důvěry, protože je lehké poznat osobní problémy pracovníků.

Když spolupracujete s externím partnerem, rozhodování je ještě rychlejší. Není potřeba interních schvalovacích procesů, HR procedur nebo dlouhých jednání o zvýšení mezd. Domluvíte se klidně během jednoho telefonátu. 

Jak poznáte, že je vhodná doba začít outsourcovat?  

Na základě našich zkušeností existují konkrétní situace, kdy je dobré začít zvažovat outsourcing:  

Příklad outsourcingu: 

Společnost PROFI Rehabilitace zbytečně přetěžovala své fyzioterapeuty administrativními úkoly, což vedlo k dlouhým čekacím lhůtám pro pacienty a ušlému zisku. Převzali jsme správu kalendáře a zpracování výkazů pro zdravotní pojišťovny, takže se fyzioterapeuti mohli plně se věnovat pacientům. Díky tomu se čekací doba snížila z 6 na 3 měsíce a společnost dosáhla roční úspory přes 366 000 Kč. Celá případová studie. 

Outsourcing: Jak zajistit profesionálně odvedenou práci v každém oboru?

Existuje vůbec řešení pro zajištění profesionálně odvedené práce v klíčových oborech, jako je marketing a obchod, nemluvě o zákaznické podpoře či asistenci?

Nadnárodní korporace bezesporu benefitují právě z toho, že mohou zaměstnávat až stovky tisíc lidí (např. v roce 2024 měla Citigroup 229 tisíc zaměstnanců). Outsourcing marketingu, obchodních činností, zákaznické podpory nebo administrativy a pružné reagování na změny mohou přitom malé podniky oproti korporátním společnostem zvýhodnit. Jak je to možné? Stačí objevit krásy virtuální asistence!

Jak delegovat aneb externí zaměstnanec je levnější

Existence malých a středních podniků často závisí na růstu mezd, růstu inflace a míře zatížení byrokracií. Delegováním práce se lze zbavit byrokratické zátěže administrativy, navíc je možné outsourcovat danou činnost na externího a současně levnějšího zaměstnance.

Malé a střední podniky navíc častokrát plně nevyužijí nebo si nemohou dovolit některé specialisty z oblasti marketingu a obchodu. Nevyplatí se jim zaměstnat na plný úvazek někoho, kdo bude vyřizovat reklamace, zajišťovat objednávky nebo fungovat jako první filtr komunikace se zákazníky. Většina společností si bohužel stále neuvědomuje, že zajistit profesionálně odvedenou práci lze i bez desítek zaměstnanců, kteří stojí jmění.

Jak delegovat? Využijte virtuální asistence a čerpejte její výhody.

• Díky týmu složeného z různých odborníků získají malé podniky velkou sadu dovedností.
• Dobrý virtuální asistent je rychlý, spolehlivý a pracuje bez výmluv.
• Díky 100 % zastupitelnosti agentů nemusí firmy řešit absenci asistenta v době dovolené nebo nemoci.
• A především je levnější než zaměstnanec. Zejména díky jeho specializaci, plnému využití a objemům práce. Navíc za něj společnost neplatí pojištění ani dovolenou.

Marketingový specialista (interní): 

• Hrubá mzda: 45 000 Kč 
• Sociální a zdravotní pojištění: 15 300 Kč 
• Benefity, školení, vybavení: 8 000 Kč 
• Celkem měsíčně: 68 300 Kč 

Marketingový outsourcing: 

• Služby 20 hodin: 17 800 Kč (hodinovka 890 Kč) 
• Celkem měsíčně: 17 800 Kč 
• Úspora: 50 500 Kč (úspora 74 %) 

Tip: Přečtěte si, jak konkrétně outsourcingem pomáháme. Máme za sebou více než 327 spoluprací. 

Konkurujte s námi korporacím

Přesvědčte se sami, jaký má outsourcing vliv na podnikání. V myTimi máme desítky zkušených specialistů z oblastí obchodu, marketingu i zákaznického servisu, kteří společnými silami pracují na vašich projektech. Spoluprací s námi tedy získáte tým, který byste sami jen náročně poskládali.

Proč outsourcovat zákaznický servis?

• Zvyšuje spokojenost zákazníků, a to až o 40 %.
• Snižuje náklady za interní práci, a to až o 90 %.

Proč outsourcovat marketing?

• Obvykle dochází ke zvýšení tržeb z daných kanálů o 50 a více procent.
• Podniky získají exekutory, kteří mohou bezchybně a opakovaně převést strategii do reálné praxe.

Proč outsourcovat finance?

• Společnosti ušetří opravdu hodně času i starostí, neboť to pro ně častokrát bývá neprobádaná problematika (řízení fakturace a práce fakturanta není vždy interně nezbytná, neboť je potřeba outsourcovat jen několik hodin měsíčně).

Proč outsourcovat obchodní aktivity?

• Malé a střední podniky se zbaví často nenáviděné aktivity, která jim, na rozdíl od předchozích snah, začne přinášet výsledky.
• V myTimi obvykle domlouváme několik schůzek týdně a podaří se nám tak navýšit obrat z obchodu až o 30 %.

Jak si vybrat správného partnera pro outsourcing: Praktický checklist 

Samozřejmě záleží, jakého partnera si pro outsourcing vyberete. Stejně jako při randění, i tady můžete šlápnou pěkně vedle. Doporučujeme sledovat tato kritéria: 

Co kontrolovat před podpisem smlouvy 

• Reference a portfolio – požádejte o konkrétní výsledky u podobných firem. 
• Transparentnost komunikace – zeptejte se na reporty, frekvenci komunikace a dostupnost. 
• Technické vybavení – ověřte, zda mají nástroje potřebné pro vaše potřeby. 
• Právní zajištění – NDA (mlčenlivost), jasné SLA (standardy služeb) a jasné podmínky ukončení spolupráce. 

Varovné signály, které byste neměli ignorovat 

• Partner slibuje nadměrně rychlé výsledky. 
• Odmítá poskytnout reference nebo případové studie. 
• Nechce podepsat dohodu o mlčenlivosti. 
• Nabízí až podezřele nižší ceny než konkurence (často znamená nižší kvalitu). 

FAQ: Na co se nejčastěji ptáte? 

1. Co když externí partner nepodává očekávané výsledky? 

Nastavte si dopředu jasné smluvní podmínky s možností rychlé výpovědi služeb. Jasně stanovte, za co ještě budete a nebudete platit. Hlavně ale chtějte, ať partner podává pravidelné reporty, které budou dokumentovat jeho činnosti. U některých forem spolupráce je normální, že se výsledky projeví až za delší dobu (speciálně u marketingu), ale alespoň uvidíte, na čem firma pracuje.  

2. Vyžaduje outsourcing větší řízení než vlastní tým? 

Naopak. Kvalitní externí partner zpravidla vyžaduje minimální řízení. Stačí týdenní rychlé synchronizační cally a měsíční hodnocení výsledků. Řízením vlastních zaměstnanců určitě strávíte více času. 

3. Jak při outsourcingu zajistit kvalitu? 

Dávejte jasné zadání, chtějte pravidelné reporty a mějte definované KPI. To vám pomůže sledovat, že se spolupráce vyvíjí správným směrem.  

4. Co je business process outsourcing? 

Business process outsourcing (BPO) je forma outsourcingu, kdy firma deleguje celé obchodní procesy externímu dodavateli. Na rozdíl od jednoduchého outsourcingu jednotlivých úkolů se BPO zaměřuje na kompletní řízení určitých firemních procesů. Typickými příklady BPO jsou kompletní řízení účetnictví, celý zákaznický servis včetně call centra nebo kompletní HR management. V podstatě jde o to, že si necháte řídit celou nákladovou nebo výnosovou divizi externím specialistou.